Onboarding remoto: garantindo uma integração 360º

Carreira Mai 05, 2020

Recepcionar alguém que está começando no trabalho é sempre um momento muito gostoso: todos podem se apresentar, mostramos a cultura da empresa, explicamos como tudo funciona e cada novo integrante da equipe recebe um kit de boas-vindas (essa é a minha parte preferida!).

Pensar uma recepção calorosa, que demonstre a cultura da Caiena e possibilite que quem entra na equipe se sinta acolhido(a) é desafiador em tempos de pandemia. Tivemos uma oportunidade para testar novos formatos na prática durante esse período e vamos compartilhar nossa experiência nesse post.

Embora parte da nossa equipe já trabalhe remotamente em outras cidades, todos tiveram um semana de ambientação em nosso escritório logo no início de sua jornada. Puderam conhecer de perto o novo espaço de trabalho, se apresentaram e conheceram os novos colegas. Mas o elemento-chave aqui é que todos tiveram oportunidades para criar conexões sociais – seja com aqueles com quem trabalhariam diretamente, ou com quem, de imediato, reconheceram interesses em comum, como algum hobby, time de futebol, café com açúcar ou sem açúcar, e por aí vai.

Sobre isso, também conversamos com Tâmara Bittencourt, Partner e Head of Advisory da Share RH. Segundo ela, um onboarding eficaz é essencial para o sucesso de quem entra: ele tem o papel de acolhimento, de informação, de direcionamento e aproximação e impacta fortemente na adaptação, produtividade e engajamento. “As relações e os processos, entre outras características da empresa, se apresentam gerando os primeiros contatos, que dão o tom de como essa jornada do colaborador irá funcionar”, apontou Tâmara.

Mas como possibilitar que essa ambientação e conexão aconteçam durante um período em que todos os nossos contatos precisam ser exclusivamente online? Para colocar o onboarding remoto em prática, reunimos os esforços da nossa Área de Pessoas, da Área de Comunicação e da Área de Projetos. Cada equipe com responsabilidades diferentes, mas todas pensando em como tornar esse momento proveitoso para quem entra.

Processo seletivo e primeira apresentação

A Hâmila Franco e o João Vitor Vian iniciaram conosco há cerca de um mês, e mesmo antes de entrarmos em quarentena, já estávamos evitando uma grande movimentação de pessoas no escritório. Por esse motivo, todo o processo seletivo de que participaram ocorreu online – uma experiência inédita para ambos.

A primeira apresentação sobre a Caiena foi feita pela Área de Pessoas, que deu uma visão geral sobre os projetos de maior impacto da empresa, explicou algumas informações sobre o nosso dia a dia – como marcamos o tempo de trabalho, quais são as datas-chave do mês, com quem falar para diferentes situações –, além de mostrar o rostinho de cada pessoa do time e explicar brevemente quem é quem.

Ah, além disso, eles também receberam o acesso aos serviços que utilizamos – como e-mail e Slack – e ganharam suas caricaturas!

Introdução aos projetos de atuação

Na parte da tarde, quem assumiu a integração foram os “tutores” da Hâmila e do João Vitor. A partir daqui, cada um seguiu a conversa com as pessoas com quem trabalhariam. No caso da Hâmila, o Murillo Jesus, scrum master, teve esse papel; para o João Vitor, foi o Mateus Sabino e o Bruno Zumpano, ambos cientistas da computação já com alguns anos de Caiena.

“Achei interessante a forma como foi organizada”, conta Hâmila. “O Murillo me apoio desde o início, primeiro com uma apresentação geral, e depois me explicou pontos mais específicos dos projetos. Também me apresentou para outras pessoas da empresa, com quem certamente teria um contato direto ou indireto”.

Para apresentar os projetos, usamos vídeos como esse acima – que além de explicarem os objetivos e etapas principais, trazem um pouco mais da nossa cultura! :)

Integração remota com toda a equipe

Um de nossos canais de comunicação interna é o Slack. Utilizamos tanto para falar sobre projetos em grupos distintos, quanto para manter toda a equipe informada sobre as novidades.

Se fosse presencial, essa integração com toda a equipe seria em uma roda, com cada um falando seu nome e sua atuação; nessa integração remota, aconteceu no Slack, no canal que reúne todos os talentos. Nossa Área de Pessoas incluiu os dois no grupo geral e todos enviaram mensagens, figurinhas e gifs de boas-vindas!

Conhecendo a cultura da empresa

A gente sabe: cultura é uma coisa difícil de explicar, tem que vivenciar. Mesmo assim, usamos alguns recursos para materializar elementos muito presentes no nosso dia a dia e valores essenciais ao nosso trabalho.

Ao longo de duas semanas, os novos talentos receberam por e-mail, diariamente, conteúdos com links, textos, vídeos e documentos em que explicamos porquê trabalhamos da maneira como trabalhamos, quais são nossos valores e todas as iniciativas que temos dentro da empresa – como o Comitê de Diversidade, por exemplo.

Também apresentamos alguns dos talentos, enviando vídeos em que contam momentos especiais de sua trajetória na Caiena. “Eu gostei principalmente porque não foi focado só no primeiro dia de trabalho. Foi quase pegar na mão mesmo, sempre trazendo informações diferentes. Com isso, consegui absorver detalhes e entender melhor a Caiena”, nos contou a Hâmila.

Sempre que alguém faz aniversário de casa, fazemos uma conversa para saber quais foram os momentos mais marcantes dessa trajetória!

Rotina

Aqui já é aquele momento em que os novos talentos começam a se apropriar de práticas de organização do nosso dia a dia, utilizando metodologias de gestão, como o Scrum, e participando das cerimônias das equipes – como planejamento, refinamento e entrega. Eles nos contaram um pouco como isso tem acontecido:

Hâmila: “Diariamente, eu brinco que o meu oráculo é o Murillo! Fazemos um alinhamento na parte da manhã, e como em alguns projetos que ele atua eu ainda não atuo, fazemos um alinhamento na parte da tarde também, para que quando eu inicie nesses projetos, já conheça o contexto”.
JV: “O tempo voou. Por enquanto, estou fazendo o curso da linguagem que utilizamos. O Sabino e o Zumpano vão me ajudando nas dúvidas e me mandam exercícios. Compartilho o código com eles para revisão, e eles me dão dicas. Esse é o primeiro ponto que eu preciso aprender. Está indo bem, estou gostando”.

Avaliação geral

Esse processo de integração 100% remota foi novo para nós também – mesmo já habituados com o modelo de trabalho, sabemos que o onboarding tem questões mais específicas e que precisam ser acompanhadas de perto. Para quem atuou como mentor – Murillo, Mateus Sabino e Bruno Zumpano – uma das principais diferenças no processo foi a mudança de ritmo para que os novos talentos pudessem absorver todo o conteúdo inicial necessário. “Dentro do cenário atual, tivemos um cuidado e tempo maiores para apresentar todo o conteúdo, e envolver a Hâmila em projetos em que ela tenha uma atuação mais forte nesse início, para depois trazer outros focos. Também falamos muito sobre o relacionamento com o cliente e a maneira como a Caiena cuida dessas relações”, contou Murillo.

Outro ponto essencial foi mesclar conhecimentos teóricos e práticos ao longo desse primeiro mês remoto. Para o Sabino, que atuou junto ao João Vitor, foi fácil ensinar remotamente, mas alguns hábitos do dia a dia seguem insubstituíveis. “Foi fácil ensinar assim, mas minha vontade era utilizar uma lousa, desenhar para poder ver, presencialmente, como aquilo está sendo absorvido”, contou Mateus.

Hâmila: “Nunca tinha participado de um processo seletivo e de integração remotos. Com a Caiena foi tudo inovador desde o início, na entrevista, até a integração e os treinamentos com o Murillo. Achei que eu fosse ficar mais assustada, mas me senti muito acolhida. Mesmo no Slack, várias pessoas vieram falar comigo, se apresentar. Isso me passou muita segurança logo na primeira semana. Eu ainda prefiro a integração presencial, para poder ter o contato próximo com as pessoas e trabalhar lado a lado. Mas eu estou conseguindo absorver todo o conteúdo muito bem, e a maneira como foi feito tranquilizou a minha chegada na Caiena.”
JV: “É uma cultura muito diferente de experiências anteriores que tive. Acho que vai ficar mais nítido quando estiver no escritório, mas já deu para pegar a essência. Eu estou gostando bastante, era essa a atmosfera que eu queria. Estou feliz em fazer parte.”

Nossos conselhos para processos de onboarding remoto

Embora estejamos em meio a uma pandemia, muitos processos não param, o que torna inviável a frase “depois que isso passar, retomamos”. Sabendo que as coisas precisam continuar acontecendo mesmo nesse período, deixamos algumas sugestões que podem apoiar o processo de onboarding remoto:

  • Reúna talentos de diferentes áreas para pensar em maneiras de recepcionar quem chega;
  • A lógica não deve ser necessariamente adaptar etapas, mas criar novas!
  • Estruture um onboarding eficaz, tanto para situações online, quanto offline.   Empresas que têm isso bem estruturado têm um índice de produtividade 62% melhor, segundo a Society for Human Resource Management (SHR) e um índice de permanência de 50% entre os novos contratados, de acordo com a Aberdeen Group;
  • Traga conteúdos variados – cultura, metodologias, procedimentos, histórico da empresa etc – para criar uma percepção 360º de como é trabalhar ali;
  • Crie um cronograma conjunto para que todos possam ter visão sobre a etapa em que o novo talento está e quais informações está recebendo;
  • Faça check-points periódicos com quem está chegando para garantir a adaptação e compreensão das novas atribuições;
  • Durante o período de integração (assim como depois dele), converse também sobre temas além do trabalho – a equipe do Basecamp fala bastante sobre a importância das conexões sociais durante a integração de equipes remotas nesse post aqui.

Giuliana Ananias Wolf

Líder de Comunicação na Caiena. Jornalista que quer aprender de tudo um pouco, conversar em todas as rodas e, quem sabe, contar histórias interessantes também.

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