O que faz um designer nas etapas iniciais de um projeto? Qual a função da equipe de design no desenvolvimento de um produto de tecnologia? Quais os principais desafios que a área de design enfrenta para apoiar as equipes técnica e de gestão no projeto? Neste texto, abordamos essas questões a partir da experiência concreta obtida com o Projeto do Sistema de Informação para a Gestão de Recursos Humanos e Folha de Pagamento da Paraíba (SRH).

O projeto do Novo SRH começou em janeiro de 2018 e já passou por 14 ciclos de trabalho. De forma sintética, seu objetivo é construir um sistema para gerir informações e executar a folha de pagamento de cerca de 80 mil servidores públicos do Estado da Paraíba. Parece desafiador, certo? E realmente é! Mas sua complexidade é justamente o que o torna um exemplo tão valioso para falar sobre desenvolvimento de projetos.

Anteriormente, publicamos um texto sobre os desafios da gestão de projetos, no qual demos mais detalhes sobre o Novo SRH e sobre o Scrum, metodologia ágil que aplicamos nele e em nossos outros trabalhos. No âmbito do design – que é nosso foco neste texto –, técnicas ligadas à metodologias ágeis também foram empregadas e se mostraram indispensáveis para atender as necessidades do cliente e para engajar os usuários finais do Novo SRH em seu processo de construção. O designer Murillo Perecinotto foi quem compartilhou suas experiências e conhecimentos para garantir profundidade à essa conversa.

Mas, enfim, o que faz um designer em um projeto como esse? Quais são seus desafios?


Aprender sobre as "regras de negócio"

No início do projeto, a equipe de design precisou adquirir uma série de conhecimentos específicos indispensáveis para a construção de um sistema que correspondesse às necessidades cotidianas daqueles usuários, um processo que é comum entre os mais variados projetos. Nesse caso, os conhecimentos envolviam processos administrativos, legislação e fluxos de trabalho. Para isso, nos conectamos ao cliente e aos consultores e estudamos todos os mapeamentos de processos documentados pela equipe de gestão.

Nessa etapa, podemos dizer que o que faz um designer é enxergar esses atores e documentos como fontes de aprendizado e entender que essa etapa de conversa e estudo, que costuma ser longa, é um investimento de tempo e energia que evita atrasos e erros futuros.

Identificar os problemas e suas causas

O objetivo do Novo SRH é modernizar a gestão pública, mas também solucionar os desafios que complicam o trabalho dos servidores da Secretaria de Estado da Administração (SEAD). No início do projeto, a equipe ainda não tinha clareza do que funcionava bem, do que não funcionava ou do que era problemático no dia a dia de trabalho da SEAD, e nem de quais eram as causas dos seus problemas.

Nesse cenário específico, o conhecimento dos fluxos de trabalho não estava concentrado em uma base de dados, mas disperso na memória de pessoas que há muitos anos exercem suas funções na gestão pública. A dispersão e fragmentação de informações aumentou o desafio de identificar problemas e suas causas, já que não havia uma fonte bem definida para responder aos questionamentos da equipe do projeto.

Nesse cenário, o que faz um designer é criar formas criativas de questionar as pessoas sobre os temas que precisavam ser compreendidos, ao mesmo tempo em que as ajuda a sistematizar e consolidar informações provenientes de suas práticas diárias de gestão e da grande experiência dos líderes das gerências internas.

Criar soluções criativas

Nesse caso, a solução encontrada foi a realização de Oficinas de Design com uso de ferramentas e abordagens que facilitassem o surgimento de discussões e ideias. Essa abordagem de design thinking, visava provocar os participantes a pensar sobre as principais dificuldades do cotidiano de trabalho e a imaginar um cenário futuro possível em que essas dificuldades estivessem superadas. A partir da comparação e do debate conjunto sobre os cenários descritos e imaginados, pudemos identificar as questões mais sensíveis aos servidores e que, portanto, deveriam ser as prioridades no desenvolvimento do projeto.

Utilizar métodos criativos e pouco convencionais para desvendar problemas e fazer as perguntas certas é também o que faz um designer durante as etapas iniciais de um projeto.

Engajar os usuários finais no processo

Além de nos ajudar a colher informações valiosas para o projeto, as Oficinas de Design nos ajudaram a engajar os usuários finais do Novo SRH no processo de entendimento dos problemas e de proposição de soluções. Nelas, reunimos tanto esses usuários como os stakeholders do projeto. Dessa maneira, nós da Caiena pudemos entender com mais profundidade os desafios diários que os usuários enfrentam, enquanto eles puderam refletir, discutir e iterar sobre soluções para alguns dos problemas identificados. Uma das grandes vantagens de utilizar essa abordagem é que ela propicia a construção de um produto final com o qual os usuários se identificam e que utilizam com maior naturalidade e facilidade.

Criar soluções adequadas à realidade do usuário
Logo nos estágios iniciais de design, criamos protótipos de interface que foram testados pelos próprios usuários. Com suas sugestões e feedbacks, garantimos que as funcionalidades planejadas para o Novo SRH fossem realmente compatíveis com a realidade desses usuários.

A Área de Design, a partir dessa dinâmica de trabalho baseada nas oficinas, garantiu que os stakeholders e usuários participassem ativamente das etapas iniciais do projeto, não só como fontes de informação mas também como catalisadores do processo.

Neste texto, utilizamos o exemplo do Novo SRH para falar sobre o que faz um designer e sobre as possibilidades de atuação da Área de Design nos mais variados projetos. Ele é o segundo post em que dividimos os principais aprendizados que as equipes da Caiena conquistaram no início do Novo SRH.

No primeiro, focamos nos desafios da Área de Gestão e, em breve, publicaremos um novo post contando os desafios que a equipe técnica enfrentou no início do desenvolvimento desse software que irá gerir informações e executar a folha de pagamento de cerca de 80 mil servidores públicos do Estado da Paraíba.

Se quiser conversar mais sobre gestão, design e tecnologia, ou se quiser dividir com a gente os desafios que tem enfrentado em seus próprios projetos, fale com a gente pelo Facebook, Instagram ou no comunica@caiena.net!

Este texto foi escrito de forma colaborativa por Bruno Rigolino, Murillo Perecinotto e Karina Sanitá.