Alcançar o melhor alinhamento possível entre as necessidades dos usuários finais e os sistemas que desenvolvemos tem importância central para a Caiena, e as maneiras de garantir esse alinhamento variam de acordo com os projetos. No caso do Novo Sistema de Informação para Gestão de Recursos Humanos e Folha de Pagamento da Paraíba (SRH), o desafio era enorme: engajar os próprios servidores do Estado paraibano na construção da plataforma, e fazer com que ela fosse realmente funcional e intuitiva para eles. Com isso, o Novo SRH crumpriria plenamente seu objetivo de ampliar a capacidade de gestão das informações e do processo de pagamento de salário das milhares de pessoas que trabalham no Estado da Paraíba.

A abordagem utilizada para essa etapa foi a realização de três Oficinas de Design com funcionários das gerências internas de Recursos Humanos da Secretaria de Administração (SEAD) e da Companhia de Processamento de Dados da Paraíba (CODATA). A escolha desses servidores foi feita estrategicamente, já que a SEAD é responsável pela gestão das folhas de pagamento e a CODATA é o órgão que oferece suporte tecnológico para o governo paraibano. Por meio dos encontros, a Caiena pode colocar em prática alguns dos preceitos da metodologia ágil de trabalho e da prática do design como ferramenta de resolução de problemas, incluindo os usuários finais nas várias etapas de desenvolvimento do novo sistema.

Na Oficina de Design I - da Situação Atual à Desejada, o objetivo principal foi mapear e hierarquizar as dificuldades e necessidades dos servidores com relação ao Sistema de Recursos Humanos (SRH) atualmente utilizado pelo Estado da Paraíba. Para isso, eles receberam cartões com duas classificações, "Situação Atual" e "Situação Desejada". O processo consistiu, então, em identificar situações do cotidiano vistas como problemáticas, descrever o problema e imaginar um cenário ideal no qual aquela dificuldade estivesse superada, apontando caminhos possíveis para a resolução.

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Exemplo de cartão de mapeamento que os participantes puderam preencher

Posteriormente, todos os cartões foram compartilhados, e os servidores puderam votar nas situações consideradas mais importantes. As três mais votadas foram discutidas juntamente à equipe da Caiena, o que possibilitou uma compreensão mais ampla e profunda das necessidades dos usuários finais do sistema e dos melhores caminhos para atendê-las.

A equipe do projeto utilizou os resultados da primeira oficina como insumo para elaborar as interfaces do sistema. E para garantir que estavámos no caminho certo e manter o engajamento dos usuários, uma nova oficina foi realizada.

Na Oficina de Design II - Validação, os servidores tiveram o primeiro contato com as interfaces iniciais e dividiram entre si e com nossa equipe as suas impressões. Com esses feedbacks, os passos seguintes foram definidos e o desenvolvimento teve continuidade.

A terceira Oficina de Design do projeto foi realizada em 03 de julho de 2018. No desenvolvimento do novo SRH realizado até a data, buscamos transformar em funcionalidades as solicitações dos servidores, identificadas e priorizadas nas Oficinas I e II. Foi também nesse momento que a equipe da Caiena pôde explicar como cada ferramenta do sistema pode funcionar, com componentes e mecanismos visuais, e todos os participantes puderam levantar questões, propor mudanças e indicar acertos quanto às interfaces e ferramentas da plataforma.

Desde então, o Novo SRH tem sido aprimorado, integrando cada vez mais funcionalidades e se adequando às especificidades de seus usuários - os servidores públicos da Paraíba. A Caiena acredita na construção e validação conjunta de seus trabalhos, e o ciclo de Oficinas de Design com os servidores possibilitou que o ideal se materializasse nesse projeto.

Nesses links você pode saber mais sobre o Novo SRH, sobre a Metodologia Ágil de Trabalho, sobre o Design Thinking e também sobre nossos outros projetos.