Muitos materiais sobre gestão de projetos se tornam complicados demais por se perderem em abstrações. É verdade que cada projeto tem suas particularidades, a depender do produto a ser produzido, do cliente e das metodologias utilizadas pela equipe. Ainda assim, muitos desafios são parecidos nos mais variados casos e utilizar um exemplo concreto para tratar da gestão de projetos pode ser bastante eficaz.

O Projeto do Sistema de Informação para a Gestão de Recursos Humanos e Folha de Pagamento da Paraíba (SRH) começou em janeiro de 2018 e já passou por 14 ciclos de trabalho. Em cada um, cumprimos metas importantes, entregamos resultados e nos deparamos com novas questões a serem resolvidas. Até porque, construir um sistema para gerir informações e executar a folha de pagamento de cerca de 80 mil servidores não poderia ser nada menos que desafiador.

Sabíamos que seria preciso responder com rapidez à eventuais mudanças que surgissem no desenvolvimento do projeto. Por isso, a utilização da metodologia ágil Scrum, que aplicamos em todos os nossos trabalhos, se mostrou ideal. O Scrum propõe estruturas de trabalho flexíveis que permitiram à equipe ajustar sua abordagem de acordo com as informações colhidas no mapeamento de processos, levantamento dos dados pré-existentes e das Oficinas de Design realizadas com os usuários finais do sistema.

Agora, depois desses 14 ciclos concluídos e com uma visão bastante clara e ampla do Novo SRH, entendemos que é importante compartilhar os desafios iniciais do sistema e as soluções criadas para eles. O aprendizado resultante dessa experiência pode ser aplicado no desenvolvimento dos mais variados projetos e, por isso, merece ser dividido!

Nesse primeiro texto, o foco será a Área de Gestão e, em breve, faremos um novo post compartilhando os desafios e soluções da Área de Design. Com essa divisão, vocês terão acesso a alguns dos detalhes mais importantes do projeto sem ter de enfrentar textos enormes para isso!

Área de Gestão de Projetos

Depois dos primeiros contatos com o cliente, ainda na fase de levantamento de informações e diagnóstico, alguns desafios se destacavam:

Identificar prioridades

De início, com a visão geral do projeto, o tamanho do desafio fazia com que muitas coisas diferentes parecessem importantes. Por isso, todo o esforço foi direcionado a compreender com o que estávamos lidando, quem eram as pessoas envolvidas, como engajá-las no projeto e quais funcionalidades atenderiam melhor às necessidades dos usuários finais.

Entender a estrutura do cliente

Para entender a estrutura da Secretaria de Estado da Administração da Paraíba (SEAD) e quais os maiores desafios de seus servidores foi preciso se aproximar não apenas dos líderes de cada setor, mas também de suas equipes, compreendendo seus processos e atividades no dia a dia. Só assim pudemos montar o quebra cabeça das necessidades reais do órgão.

Fortalecer relações com Comitê de Gestão de Projetos

Logo no início do projeto, nosso principal contato e fonte de informações no Governo do Estado da Paraíba precisou se afastar por questões de saúde, e foi necessário construir a relação de confiança com a pessoa que o substituiu. As atividades não foram paralisadas, mas a situação demonstrou a importância de se ter uma relação forte e coesa entre nossa equipe e o comitê gestor, na qual o conhecimento seja compartilhado para diminuir o impacto desse tipo de imprevisto no andamento do projeto.

Adquirir conhecimentos específicos

Foi fundamental localizar os melhores profissionais em temas essenciais à construção do sistema, como folha de pagamento da área pública, e incluí-los no dia a dia do trabalho ao invés de mantê-los como consultores externos para demandas específicas. A presença desses especialistas no cotidiano nos ajudou a tomar melhores decisões e a reavaliar caminhos rapidamente, sempre que necessário.

Em um segundo momento, com as atividades do projeto já em andamento, outros desafios – que até então pareciam secundários –, se impuseram:

Gestão de projetos com múltiplos atores

O desafio era tomar decisões dentro de um comitê gestor formado por integrantes de diversas áreas da administração pública. Deliberar coletivamente garante a diversidade de conhecimentos necessária à construção do projeto, o que consideramos indispensável, mas torna mais complexo o processo de identificar prioridades. Já por parte da Caiena, o esforço se concentrou em organizar a dinâmica de trabalho a partir de reuniões, trocas de experiências, compartilhamento de conteúdo e alinhamento de ideias, tendo em vista o tamanho da equipe, composta por consultores de diversas áreas, com habilidades diferentes que precisavam ser integradas para alcançar o resultado.

Estruturas de trabalho flexíveis

Como consequência dos múltiplos atores envolvidos nos processos decisórios, os integrantes do time de gestão da Caiena precisaram manter as estruturas de trabalho flexíveis, permitindo ressignificação de ideias preestabelecidas e redefinição das estratégias adotadas para atender da maneira mais completa possível as necessidades dos usuários.

Passar por esses desafios, além de nos dar experiência para ciclos de trabalho futuros e, até mesmo, outros projetos, possibilitou o sucesso das primeiras entregas:

Mapeamento e gestão de processos

Entre os ciclos de trabalho 2 e 3, foram mapeados aproximadamente 80 macroprocessos administrativos e quase 300 subprocessos que repercutiam no sistema de RH e Folha de Pagamento da Secretaria de Estado da Administração. Diversos consultores da Caiena visitaram e revisitaram vários setores da secretaria, conversaram com inúmeros interlocutores e produziram um vasto material de consulta para entendimento dos fluxos de trabalho no órgão. Esse trabalho extensivo de mapeamento resultou em dois produtos: um documento com a situação atual dos bancos de dados e sistemas relacionados à gestão de RH e folha de pagamento; e outro sobre o marco legal que regulamenta as remunerações dos servidores públicos do Estado da Paraíba.

Nesse texto, compartilhamos os maiores desafios que a Área de Gestão de Projetos encontrou ao iniciar o projeto do Novo SRH, além dos aprendizados que resultaram deles. Em breve, publicaremos um novo artigo, no mesmo formato, sobre a Área de Design.

E se você quiser conversar mais sobre esses temas ou compartilhar histórias sobre os projetos, entre em contato com a gente pelas redes sociais!

Esse texto foi escrito de forma colaborativa por Clara Cecchini, José Roberto Montilha, José Wilas Pereira, Joyce Romano e Karina Sanitá.