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Como uma boa gestão das estórias contidas no backlog pode otimizar as entregas?

Dentre as adversidades que os times de desenvolvimento ágil se deparam ao longo das entregas, podemos destacar a dificuldade ou incapacidade de se "quebrar" estórias grandes em menores.

O que são estórias grandes?

São estórias que levam mais de um ciclo de desenvolvimento para serem entregues aos usuários, no caso do Scrum, ou que levam muito tempo para percorrer todas colunas do kanban, no caso da metodologia Kanban.

Por que estórias grandes são ruins?

Quando o time não quebra grandes estórias em menores, é comum:

  • Demorar muito mais tempo para que o valor chegue ao usuário. Dependendo da estratégia de negócio, o atraso na entrega pode ser desastroso;

  • Aumentar as chances de entregar o valor incorreto, ou seja, ao construir algo complexo de uma só vez, sem feedbacks rápidos dos usuários, decisões incorretas podem ser tomadas;

  • Diminuir a motivação do time, pois quanto mais tempo o time trabalha em uma única estória, menos motivado fica.

Quais são os principais problemas que ocorrem quando o time tem dificuldades em quebrar as grandes estórias?

Quando o time tenta quebrar grandes estórias em estórias menores sem utilizar uma técnica eficiente é comum:

  • Levar muito tempo para quebrar as grandes estórias. Como sabemos, em muitos casos, quanto mais tempo leva para o valor chegar ao usuário, pior para o negócio;

  • Quebrar uma grande estória em pequenas estórias, todas dependentes. Ou seja, se finalizadas individualmente, não há entrega de valor ao usuário;

  • Separar a estória entre back-end e front-end. Assim como no item acima, individualmente essas estórias não entregam valor ao usuário.

Como quebrar grandes estórias de maneira mais eficiente?

Ultimamente, tenho utilizado o método chamado SPIDR, apresentado por Mike Cohn em seus vídeos da série Better User Stories.

Esse método possui 5 técnicas, simples e eficientes, definidas pelo acrônimo SPIDR:

  • Spike
  • Paths
  • Interfaces
  • Data
  • Rules

Em resumo, para Mike Cohn cada técnica deve ser utilizada quando:

Spike: o time não possui o conhecimento necessário para implementar a estória. Nesse caso, o time pode quebrar a grande estória em duas, uma para estudo e construção do conhecimento e outra para implementação;

Paths: há várias alternativas possíveis para atingir o objetivo da estória, nesse caso, o time pode quebrar a grande estória em algumas dessas alternativas;

Interfaces: diferentes dispositivos são o alvo da estória ou diferentes interfaces com outros sistemas são consideradas. Nesse caso, o time pode quebrar a grande estória para cada dispositivo ou interface com outro sistema;

Data: há muitos dados que devem ser levados em consideração. Nesse caso, o time pode quebrar a grande estória de acordo com parte dos dados que são relevantes;

Rules: há muitas regras de negócio. Nesse caso, o time pode separar ou aliviar as regras de negócio, diminuindo a complexidade. Um ponto importante é que essa separação deve ser alinhada com todos envolvidos para ter certeza de que o usuário final não será prejudicado.

Eu trabalhei em um projeto cujo objetivo era implementar uma plataforma de gestão da educação da rede estadual. Em um determinado momento, uma das estórias no Backlog era:

  • [100] Como Professor, gostaria de acessar meus diários de classe, tanto via Desktop quanto via Smartphone, para realizar os registros relacionados às minhas turmas

A estimativa inicial para essa estória era de 100 story points. Ou seja, o time não possuía as informações necessárias para implementá-la. Nesse momento, aplicamos a primeira técnica do SPIDR, Spike. Como resultado, adicionamos uma nova estória com estimava 8 ao backlog:

  • [8] Pesquisar todos diários de classe disponíveis para os professores da rede estadual e entender o comportamento de cada um

  • [100] Como Professor, gostaria de acessar meus diários de classe, tanto via Desktop quanto via Smartphone, para realizar os registros relacionados às minhas turmas

Após finalizarmos a estória, vimos que havia três tipos de diários de classe. O tipo variava de acordo com a Modalidade/Etapa da turma do professor. Nesse momento, aplicamos a quarta técnica do SPIDR, Data, ou seja, a grande estória poderia ser quebrada de acordo com a Modalidade/Etapa da turma do professor.

Como resultado, quebramos a estória grande em três menores, cada uma com 40 story points de estimativa:

  • [40] Como Professor de Turmas do Ensino Fundamental - Anos Iniciais, gostaria de acessar meus diários de classe, tanto via Desktop quanto via Smartphone, para realizar os registros relacionados às minhas turmas

  • [40] Como Professor de Turmas do Ensino Fundamental - Anos Finais, Ensino Médio e EJA, gostaria de acessar meus diários de classe, tanto via Desktop quanto via Smartphone, para realizar os registros relacionados às minhas turmas

  • [40] Como Professor de Turmas do Ensino Profissionalizante, gostaria de acessar meus diários de classe, tanto via Desktop quanto via Smartphone, para realizar os registros relacionados às minhas turmas

Ainda assim, as estórias resultantes continuavam grandes. Nesse momento, aplicamos a segunda técnica do SPIDR, Paths, ou seja, cada estória poderia ser quebrada de acordo com os caminhos que o professor poderia preencher o diário de classe.

Como resultado, quebramos cada uma das estórias em três menores, cada uma com 20 story points de estimativa:

  • [20] Como Professor de Turmas do Ensino Fundamental - Anos Iniciais, gostaria de acessar meus diários de classe, tanto via Desktop quanto via Smartphone, para realizar os registros de frequência dos alunos da turma

  • [20] Como Professor de Turmas do Ensino Fundamental - Anos Iniciais, gostaria de acessar meus diários de classe, tanto via Desktop quanto via Smartphone, para realizar os registros de aula da turma

  • [20] Como Professor de Turmas do Ensino Fundamental - Anos Iniciais, gostaria de acessar meus diários de classe, tanto via Desktop quanto via Smartphone, para realizar os registros de avaliação dos alunos da turma

  • [20] Como Professor de Turmas do Ensino Fundamental - Anos Finais, Ensino Médio e EJA, gostaria de acessar meus diários de classe, tanto via Desktop quanto via Smartphone, para realizar os registros de frequência dos alunos da turma

  • [20] Como Professor de Turmas do Ensino Fundamental - Anos Finais, Ensino Médio e EJA, gostaria de acessar meus diários de classe, tanto via Desktop quanto via Smartphone, para realizar os registros de aula da turma

  • [20] Como Professor de Turmas do Ensino Fundamental - Anos Finais, Ensino Médio e EJA, gostaria de acessar meus diários de classe, tanto via Desktop quanto via Smartphone, para realizar os registros de avaliação dos alunos da turma

  • [20] Como Professor de Turmas do Ensino Profissionalizante, gostaria de acessar meus diários de classe, tanto via Desktop quanto via Smartphone, para realizar os registros de frequência dos alunos da turma

  • [20] Como Professor de Turmas do Ensino Profissionalizante, gostaria de acessar meus diários de classe, tanto via Desktop quanto via Smartphone, para realizar os registros os registros de aula da turma

  • [20] Como Professor de Turmas do Ensino Profissionalizante, gostaria de acessar meus diários de classe, tanto via Desktop quanto via Smartphone, para realizar os registros os registros de avaliação dos alunos da turma

Ainda assim, 20 story points era muito. Então, nesse momento, aplicamos a terceira técnica do SPIDR, Interfaces, ou seja, cada estória poderia ser quebrada de acordo com o dispositivo alvo.

Como resultado, quebramos cada uma das estórias em duas menores, cada uma com 8 story points de estimativa:

  • [8] Como Professor de Turmas do Ensino Fundamental - Anos Iniciais, gostaria de acessar meus diários de classe via Desktop para realizar os registros de frequência dos alunos da turma

  • [8] Como Professor de Turmas do Ensino Fundamental - Anos Iniciais, gostaria de acessar meus diários de classe via Smartphone para realizar os registros de frequência dos alunos da turma

  • ... (aqui estou omitindo as demais estórias do Ensino Fundamental - Anos Iniciais)

  • [8] Como Professor de Turmas do Ensino Fundamental - Anos Finais, Ensino Médio e EJA, gostaria de acessar meus diários de classe via Desktop para realizar os registros de frequência dos alunos da turma

  • [8] Como Professor de Turmas do Ensino Fundamental - Anos Finais, Ensino Médio e EJA, gostaria de acessar meus diários de classe via Smartphone para realizar os registros de frequência dos alunos da turma

  • ... (aqui estou omitindo as demais estórias do Ensino Fundamental - Anos Finais, Ensino Médio e EJA)

  • [8] Como Professor de Turmas do Ensino Profissionalizante, gostaria de acessar meus diários de classe via Desktop para realizar os registros de frequência dos alunos da turma

  • [8] Como Professor de Turmas do Ensino Profissionalizante, gostaria de acessar meus diários de classe via Smartphone para realizar os registros de frequência dos alunos da turma

  • ... (aqui estou omitindo as demais estórias do Ensino Profissionalizante)

Apesar de termos quebrado a grande estória em estórias menores, a solicitação inicial do cliente era de que o lançamento do diário de classe deveria atender todos os professores da rede estadual, ou seja, a entrega seria realizada apenas após a conclusão de todas as estórias, que somadas totalizavam 144 story points. Nesse momento, aplicamos a quinta técnica do SPIDR, Rules, ou seja, para que a entrega fosse realizada, de maneira rápida, as regras de negócio precisavam ser aliviadas.

Após uma análise dos dados, observamos que 70% dos professores eram de turmas do Ensino Fundamental - Anos Finais, Ensino Médio ou EJA. Então, negociamos com o cliente para priorizar para a primeira entrega das estórias que atendiam a maioria dos docentes e focamos em apenas um dispositivo.

Como resultado, acordamos um lançamento composto das seguintes estórias:

  • [8] Como Professor de Turmas do Ensino Fundamental - Anos Finais, Ensino Médio e EJA, gostaria de acessar meus diários de classe, via Desktop, para realizar os registros de frequência dos alunos da turma

  • [8] Como Professor de Turmas do Ensino Fundamental - Anos Finais, Ensino Médio e EJA, gostaria de acessar meus diários de classe, via Desktop, para realizar os registros de aula da turma

  • [8] Como Professor de Turmas do Ensino Fundamental - Anos Finais, Ensino Médio e EJA, gostaria de acessar meus diários de classe, via Desktop, para realizar os registros de avaliação dos alunos da turma

Dessa maneira, garantimos a entrega de valor, rápida, para 70% do nosso público alvo.

O fato de 70% dos professores utilizarem a primeira versão do diário de classe permitiu ao time concluir o desenvolvimento orientado pelos feedbacks. Isso otimizou e facilitou a entrega completa do diário de classe, pois decisões erradas foram ajustadas no momento correto.

Você já utilizou algum desses métodos? Compartilhe suas experiências ou dúvidas comigo aqui pelos comentários!